W jaki sposób optymalizować koszty w projektach IT bez utraty jakości?

Thibault Querel – Senior Business Manager i Head of Associates, od 6 lat związany z ITDS. Postanowił dzielić się swoją pasją do programowania ze wszystkimi nowymi pracownikami, ponieważ głęboko wierzy, że zrozumienie czego potrzebują jego klienci i co robią jego konsultanci, jest najlepszym sposobem na upewnienie się, że obie strony znajdą idealne rozwiązanie.

Zarządzanie projektami z branży IT to często spore wyzwanie pod względem planowanego budżetu. Chociaż koszty takich realizacji są wysokie,  wdrożenie kilku prostych rozwiązań może pozwolić je znacznie obniżyć. W poniższym artykule wyjaśnię, dzięki jakim działaniom możliwa jest skuteczna optymalizacja kosztów realizacji projektów IT!

Optymalizacja kosztów IT – o czym pamiętać przed rozpoczęciem projektu?

Główne wydatki w projektach IT to wynagrodzenie dla zespołu specjalistów. Warto jednak pamiętać o tym, że jego członkami są nie tylko programiści, ale też m.in. handlowcy, analitycy, osoby odpowiedzialne za zarządzanie projektami (m.in. Scrum Master, Agile Coach), czy projektanci UX. Przed rozpoczęciem planowania budżetu,  należy stworzyć szczegółowy plan w zakresie tego,  kto będzie pracował przy projekcie.

Nie każde przedsiębiorstwo czy organizacja ma własny zespół IT. A nawet, jeśli go posiada, często konieczne jest zaangażowanie dodatkowych osób. Nie oznacza to jednak, że trzeba je zatrudnić na stałe. Wiele firm na to nie stać – programiści mają duże wymagania co do wysokości wynagrodzeń i samych warunków zatrudnienia. Wtedy najrozsądniej jest przekazać kompetencje w zakresie rekrutacji IT zewnętrznej firmie, specjalizującej się w pozyskiwaniu talentów z rynku IT, lub skorzystać z usług freelancerów. 

Co pomaga zmniejszyć koszty realizacji projektu IT?

Optymalizacja kosztów projektu IT jest możliwa wtedy, gdy na każdym etapie uważnie analizuje się wszystkie wydatki, w oparciu o stały kontakt z zespołem. Kluczem jest dobra organizacja pracy i ustalenie priorytetów. Zazwyczaj nieprzewidziane koszty związane są głównie z błędami, nieporozumieniami i innymi niedociągnięciami, które trzeba następnie naprawiać, przy okazji generując opóźnienia.

Jakie są najważniejsze zagadnienia w zakresie zarządzania projektami IT? Co stanowi podstawę, kiedy chce się w najbardziej rentowny sposób wykonać powierzone zadania?

Wybór wyłącznie niezbędnych, najlepszych specjalistów IT

Przy projektach IT duże znaczenie ma doświadczenie. Praca w zespole, który realizował już podobne zadania, jest o wiele łatwiejsza. Z tego względu najrozsądniej jest od razu zaangażować osoby, które mają już doświadczenie w tworzeniu analogicznego  oprogramowania/aplikacji/systemu lub które prowadziły podobny projekt związany z branżą IT. Przy tym warto jednak zwrócić uwagę na to, by zatrudnić osoby faktycznie niezbędne przy danym projekcie.

Niektóre role może z powodzeniem pełnić jeden specjalista, ponieważ  w zależności od charakteru danego projektu, nie każdy członek zespołu będzie zwyczajnie potrzebny.  Kiedy np. tworzy się zaawansowaną aplikację biznesową do analizy danych, rolę zarówno Project Managera jak i Analityka Biznesowego może pełnić osoba, która posiada kwalifikacje i doświadczenie zarówno w zarządzaniu pracą zespołu i realizowaniu kolejnych  etapów projektu, a także w analityce. Zatrudnienie osoby posiadającej potrzebne kompetencje w pełnieniu obydwu ról może  pomóc w bardziej efektywnym wykorzystaniu budżetu przeznaczonego na dany projekt. 

Stosowanie odpowiedniej metodyki zarządzania projektami

Odpowiednia metodyka zarządzania projektami, dostosowana do konkretnych potrzeb, pozwala znacznie usprawnić wszystkie procesy, zarazem ograniczając ich koszty. Project Manager już na samym początku powinien podjąć decyzję o tym, jaka metodyka będzie miała najlepsze zastosowanie w danym projekcie.

Bardzo popularne są metody Agile (zwinne), takie jak np. Scrum. Obejmują realizowanie mniejszych zadań w trybie iteracyjnym (przyrostowym), co podlega stałej kontroli. Takie podejście wiąże się jednak z koniecznością częstych spotkań. Regularne monitorowanie postępów świetnie sprawdza się w przypadku dłuższego projektu, ale jeśli dany proces zakłada mniejszą ilość pracy, może stanowić niepotrzebny wysiłek czy wręcz utrudnienie.

Najważniejsza jest produktywność i odpowiednie zarządzanie procesami. Przy krótszych projektach często lepsze jest wykorzystanie metodyki Waterfall – kaskadowego modelu pracy, w którym zadania są realizowane w ustalonej kolejności.

Zadbanie o płynną komunikację i wymianę informacji

Efektywne zarządzanie projektami jest możliwe tylko wtedy, gdy wszystkie osoby zaangażowane w proces mogą swobodnie i szybko się komunikować. Firmy często popełniają jednak błąd, angażując zbyt wiele osób oraz narzędzi, które w zamyśle mają ułatwić wymianę danych. Warto przyjrzeć się strukturze i postarać się maksymalnie ją uprościć – bezpośrednia komunikacja w większości przypadków jest najlepsza, ponieważ ogranicza ryzyko nieporozumień i skraca czas przechodzenia do kolejnych etapów projektu.

Wykrywanie i eliminacja niepotrzebnych wydatków

Optymalizacja kosztów projektu to także szukanie oszczędności. Często okazuje się, że dawniej przydatne oprogramowanie czy narzędzie IT nie jest niezbędne i można anulować jego subskrypcję. Warto też odpowiednio planować spotkania – są bardzo ważne w procesie zarządzania projektami, ale powinny odbywać się tylko wtedy, kiedy rzeczywiście są potrzebne. W przeciwnym razie zespół marnuje czas i traci na wydajności.

Oczywiście oszczędności należy robić z rozwagą. Często warto zainwestować w np. dodatkowe wsparcie ze strony specjalistów-konsultantów, zamiast zajmować się samodzielnym poszukiwaniem odpowiedniego rozwiązania.

Ustalenie optymalnego sposobu rozliczenia z wykonawcą

Sam proces przygotowywania umowy również jest w dużej mierze odpowiedzialny za generowanie wydatków. Angażując się w zaawansowane projekty IT ze specjalistami z zewnątrz przede wszystkim trzeba ustalić, w jaki sposób będzie się z nimi rozliczać za wykonaną pracę.

Popularnym rozwiązaniem jest zastosowanie umowy, w ramach której uwzględnia się krótkie etapy projektu, trwające np. miesiąc. Wtedy obsługa formalności jest zdecydowanie łatwiejsza, ponieważ dotyczy tylko części projektu. Do tego pozwala lepiej ocenić efekty i daje możliwość aktualizacji ewentualnych założeń czy wymogów. Przy tym stanowi też swoiste zabezpieczenie – jeśli pojawia się zbyt wiele problemów albo wykonawca nie jest w stanie wywiązać się z zadania, można szybciej zakończyć prace i ograniczyć straty finansowe (a także wizerunkowe!). Optymalizacja kosztów powinna bowiem uwzględniać także takie sytuacje – to właśnie one narażają na największe nieprzewidziane dodatki.

Dlaczego warto korzystać z outsourcingu IT przy realizacji projektów?

Outsourcing inżynierów IT jest jednym z najlepszych sposobów na optymalizację kosztów przy realizacji projektu IT. Zwalnia z konieczności przeprowadzania procesów rekrutacyjnych specjalistów o odpowiednich kwalifikacjach, co jest szybkim, wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem. Jakie jeszcze korzyści warto wziąć pod uwagę rozważając  outsourcing inżynierów IT? 

Dostęp do specjalistycznej wiedzy

Firmy zajmujące się outsourcingiem IT mają duże doświadczenie i specjalistyczną wiedzę w wielu obszarach IT, co pozwala dostarczać wysokiej jakości usługi i rozwiązania, które są dostosowane do konkretnych potrzeb firmy.

Zwiększona elastyczność

Outsourcing może zapewnić elastyczność w zakresie zarządzania projektami i zasobami. Dostawcy IT mogą zaoferować dedykowane zasoby do pracy nad konkretnymi projektami, co pozwala na zwiększanie lub zmniejszanie skali w zależności od potrzeb.

Lepsze zarządzanie ryzykiem

Outsourcing IT może również pomóc w zarządzaniu ryzykiem, ponieważ dostawcy są często ekspertami w obsłudze potencjalnych problemów i łagodzeniu ryzyka. Mogą również zapewnić dodatkowe wsparcie i wskazówki w całym cyklu życia projektu, zapewniając, że projekt zostanie ukończony na czas i w ramach założonego budżetu.

Skupienie się na podstawowej działalności biznesowej

Outsourcing inżynierów IT pozwala firmom skupić się na ich podstawowej działalności biznesowej, zamiast kierować zasoby na zadania związane z IT. Dana firma może na przykład zlecić obsługę informatyczną zewnętrznemu dostawcy, uwalniając wewnętrzne zasoby, które można przeznaczyć na rozwój produktu lub obsługę klienta.

Elastyczność i skalowalność

Outsourcing inżynierów IT zapewnia firmom elastyczność i skalowalność, pozwalając im szybko dostosować zasoby informatyczne do zmieniających się potrzeb biznesowych. 

Współpraca z firmą pomagającą stworzyć zespół projektowy, taką jak ITDS, maksymalizuje szanse na powodzenie przy minimalnych kosztach. W ten sposób można przyspieszyć tworzenie produktu, spełnić oczekiwania klientów i zadbać o organizację struktur IT w firmie. Warto zaufać specjalistom – to po prostu się opłaca.