Zdalna praca a wydajność w outsourcingu IT: Jak efektywnie zarządzać rozproszonymi zespołami?

Magdalena Suszek – Senior IT Rekruterka z solidnym 7-letnim doświadczeniem w sourcingu talentów, rekrutacji technicznej i koordynacji rekrutacji w modelach outsourcingowych i in-house. Posiada bogate doświadczenie w identyfikowaniu trudnych do znalezienia talentów i angażowaniu bardzo poszukiwanych profesjonalistów, zachowując przy tym znakomitą jakość kandydatów oraz przyjazny przebieg procesu rekrutacji.

Praca zdalna stała się standardem, a zarządzanie rozproszonymi zespołami IT jest dziś kluczowym elementem sukcesu dla wielu organizacji. Jakie strategie i narzędzia możesz zastosować, aby zapewnić płynną komunikację i skuteczną współpracę? Jak zadbać o motywację i zaangażowanie pracowników zdalnych? Jakie wyzwania należy przezwyciężyć? W tym artykule przyjrzę się tym pytaniom i odkryję najlepsze praktyki oraz strategie, które pomogą Ci w efektywnym zarządzaniu zespołami IT pracującymi na odległość.

Praca zdalna w Polsce – jakie są trendy?

W pierwszym kwartale 2023 roku, według danych Głównego Urzędu Statystycznego, 7,1% wszystkich pracujących w Polsce wykonywało swoje obowiązki zawodowe w formie pracy zdalnej. Stanowi to około 1,2 miliona osób. Ponadto, 13,9% pracujących wykonywało swoją pracę w domu, sporadycznie lub regularnie. ​​

Praca zdalna w branży IT

Trend pracy zdalnej w IT jest nadal silny, zwłaszcza po pandemii COVID-19, która przyspieszyła przyjęcie tej formy pracy w wielu organizacjach na całym świecie. W branży IT wynika to ze względu na wysoki poziom cyfryzacji procesów i łatwy dostęp do narzędzi. Według badania „Deloitte Remote Work Survey”, ponad 80% firm na całym świecie już w pewnym stopniu wdrożyło pracę zdalną, co pokazuje, że jest to popularny model pracy nie tylko w branży IT​​. 

Jakie narzędzia warto wykorzystać aby lepiej zarządzać pracą zdalną?

W dzisiejszym świecie IT mobilność i elastyczność są kluczowymi wartościami. Jednakże, zarządzanie zespołem rozproszonym na odległość to prawdziwe wyzwanie dla wielu managerów i nie tylko. Od komunikacji po koordynację zadań, istnieje wiele aspektów do uwzględnienia, aby praca zdalna była efektywna i produktywna. Przyjrzyjmy się narzędziom dostępnym dla branży IT, które mogą pomóc w lepszym zarządzaniu pracą zdalną. 

Google Workspace (wcześniej G Suite)

To narzędzie, które kompleksowo wspiera pracę zdalną, ponieważ łączy w sobie Dysk Google do przechowywania i współdzielenia plików, Dokumenty Google, Arkusze Google i Prezentacje Google do tworzenia i edycji dokumentów online. Dodatkowo, Kalendarz Google ułatwia planowanie spotkań, a Meet pozwala na prowadzenie wideokonferencji​​. 

Zoom, Google Hangouts, Slack

Narzędzia do komunikacji bezpośredniej umożliwiają prowadzenie wirtualnych spotkań, czatów grupowych i współpracy w czasie rzeczywistym. Są one szeroko stosowane w wielu branżach, również w IT i ułatwiają codzienną komunikację między członkami zespołu​​. 

Asana, Trello, Jira

Niezbędne narzędzia, które pomagają w organizacji pracy, ustalaniu priorytetów, śledzeniu postępów i terminów zadań. Są przydatne zarówno dla zespołów IT (szczególnie popularna w branży Jira), jak i innych działów w firmie, ułatwiając zarządzanie projektami i zadaniami w sposób strukturalny i przejrzysty​​. 

GitHub, GitLab, Bitbucket, SourceForge

Są to narzędzia do zarządzania kodem źródłowym i współpracy programistycznej. Każde z tych narzędzi umożliwia tworzenie i hostowanie repozytoriów Git, które są wykorzystywane do przechowywania kodu źródłowego projektów. Pozwalają one programistom na współpracę nad kodem w ramach zespołu. Umożliwiają dodawanie, usuwanie i modyfikowanie plików oraz śledzenie zmian za pomocą systemu kontroli wersji Git.

AWS Management Console, Google Cloud Console

Narzędzia do zarządzania infrastrukturą chmurową oferują szereg funkcjonalności. Pozwalają one na:

• tworzenie i konfigurację różnych rodzajów zasobów w chmurze, 
• monitorowanie wydajności i dostępności zasobów w czasie rzeczywistym, 
• automatyzację procesów zarządzania infrastrukturą chmurową.

Dodatkowo, posiadają funkcje zarządzania bezpieczeństwem, takie jak uwierzytelnianie, autoryzacja, kontrola dostępu, monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa oraz szyfrowanie danych.

Microsoft Defender for Endpoint, Symantec Endpoint Protection, Cisco Secure

Narzędzia te umożliwiają organizacjom skuteczną ochronę systemów, danych oraz infrastruktury przed zagrożeniami cybernetycznymi. Pozwalają one m.in. na uwierzytelnianie i autoryzację, monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa, zarządzanie politykami bezpieczeństwa oraz szyfrowanie danych. 

Jak wpływać na motywowanie pracowników zdalnych w branży IT?

W dobie popularności pracy zdalnej w branży IT, istotne staje się odpowiednie zarządzanie zespołami zdalnymi. Oprócz zapewnienia elastyczności formy pracy, konieczne jest również skupienie się na motywacji i rozwoju pracowników zdalnych. W tym kontekście Talent Management nabiera szczególnego znaczenia.

Opracowywanie indywidualnych planów rozwoju pracownika

Talent Management opiera się na efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Ma to na celu identyfikację, rozwój i retencję najbardziej wartościowych pracowników w organizacji. Obejmuje on szereg procesów, takich jak:

• rekrutacja, 
• szkolenia, 
• ocena wydajności, 
• rozwój kariery.

Talent Management opiera się na Indywidualnym Planie Rozwoju, który umożliwia pracownikom realizację się poprzez coaching, szkolenia oraz powierzanie nowych zadań. Tego rodzaju działania pozwalają utrzymać kluczowych pracowników zdalnych, którzy posiadają niezbędne umiejętności i zaangażowanie. 

Zarządzanie efektami pracy jako motywacja

W kontekście pracy zdalnej, motywowanie pracowników wymaga odmiennego podejścia niż tradycyjne metody. Istotne staje się zarządzanie efektami (rezultatami) pracy, a nie bezpośredni nadzór. Stymulacja i zaufanie są kluczowe, a ocena efektu końcowego powinna być głównym miernikiem pracy i efektywności pracownika.  

Systemy nagród i wyróżnień

Nagradzając osiągnięcia pracowników, zachęcamy ich do dalszego zaangażowania w pracę oraz pobudzamy wzrost poczucia spełnienia o 366% i poczucia wspólnoty o 208%. Z kolei z badania przeprowadzonego przez firmę OC Tanner wynika, że nagradzani pracownicy planują zostać w organizacji średnio o 3 lata dłużej niż nie nagradzani. Wnioski nasuwają się więc same – wyróżnienia są ważne, ponieważ pokazują pracownikom, że ich wysiłki są doceniane przez firmę oraz przyczyniają się do budowania pozytywnej atmosfery w pracy.

Regularna ocena wydajności i udzielanie konstruktywnego feedbacku

Zarządzanie rezultatami polega na monitorowaniu bieżących działań, udzielaniu wsparcia i informacji zwrotnych, umożliwiających korygowanie praktyk pracy. Ocenie podlega jedynie efekt końcowy, co pozwala pracownikom zdalnym zachować swobodę w organizacji procesu pracy i stymuluje ich rozwój.

Wsparcie w osiąganiu równowagi między pracą a życiem prywatnym

Polega ono na zapewnieniu pracownikom narzędzi, które umożliwiają im efektywne zarządzanie czasem oraz osiągnięcie harmonii obowiązków zawodowych i życia prywatnego. Jest to szczególnie istotne w przypadku pracy zdalnej, gdzie granica między pracą a życiem prywatnym może się zacierać. Zaniedbanie tego obszaru często prowadzi do odczuwania przewlekłego stresu, wypalenia zawodowego i pogorszenia jakości życia. Aby wspierać pracowników zdalnych, firmy oferują często:

• elastyczne godziny pracy,
• programy sportowe, 
• opiekę zdrowotną, 
• opiekę psychologa, 
• programy lojalnościowe, 
• cykliczne integracje, 
• dofinansowanie do sprzętu do pracy,
• dostępne przestrzenie co-workingowe.

Organizowanie szkoleń i warsztatów online

Dla wielu pracowników, rozwój zawodowy jest kluczowym czynnikiem motywującym, ponieważ często pomaga w osiągnięciu awansu. Szkolenia online pozwalają pracownikom uczestniczyć w nich z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Według Polish IT Community Report 2023 aż 77% pracowników IT czerpie wiedzę potrzebną do pracy z kursów online. 

Dobra komunikacja z firmą

29% ankietowanych Polish IT Communication Report 2023 przedstawiło, że problemy komunikacyjne z zespołem i przełożonym wpływają na ich jakość pracy. Co ciekawe, pozycja ta znalazła się na drugim miejscu, zaraz za problemami z procedurami (38%) i dotyczy firm bez względu na ich wielkość (ankietowane firmy od 50 do 500+ pracowników). 

Jakie problemy technologiczne mogą wystąpić w pracy zdalnej w IT?

Od awarii sprzętu po problemy z połączeniem internetowym, pracownicy zdalni w branży IT spotykają trudności, które mogą zakłócać ich codzienną pracę i wpłynąć na efektywność. Jakie są główne problemy technologiczne w pracy zdalnej w IT? 

Problemy związane z bezpieczeństwem IT

Zwiększona liczba cyberataków jest głównym problemem dla firm IT w kontekście pracy zdalnej. Wiele organizacji stara się temu zapobiec, inwestując w zabezpieczenia i podnosząc świadomość pracowników w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego​​. Jednocześnie tylko 52% uważa, że ich organizacje mają odpowiednie narzędzia i ludzi do reagowania na incydenty cyberataków.

Wyzwania techniczne związane z urządzeniami

Według Polish IT Community Report 2023, średnio 18% osób zatrudnionych w branży IT boryka się z problemami technicznymi podczas pracy zdalnej. Korzystając z laptopów do wielu zadań jednocześnie, można przeciążyć ich wydajność. Dodatkowo, nowoczesne laptopy mogą mieć ograniczoną liczbę portów USB-C czy brak złącza HDMI, co utrudnia podłączenie zewnętrznych urządzeń, takich jak monitory. 

Brak kompatybilności niektórych narzędzi z VPN

W przypadku pracy zdalnej, korzystanie z VPN może wpłynąć na sposób działania niektórych platform. Wymagają one często bezpośredniego dostępu do repozytoriów kodu oraz serwerów zdalnych, aby umożliwić synchronizację zmian, pobieranie aktualizacji oraz udostępnianie kodu. Zastosowanie VPN może skomplikować komunikację z takimi narzędziami jak GitLab lub GitHub, z których korzystają programiści w codziennej pracy. 

Efektywne zarządzanie rozproszonymi zespołami, również gdy wybierasz outsourcing IT to kluczowa umiejętność w dzisiejszym środowisku biznesowym, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej. Komunikacja, wybór odpowiednich narzędzi, zdefiniowanie jasnych celów i elastyczne procesy pracy są kluczowe dla sukcesu. Inwestycja w rozwój kompetencji technicznych i interpersonalnych wspiera efektywne działanie zespołu. Wartość skutecznego zarządzania rozproszonymi zespołami IT przejawia się w zwiększonej elastyczności, wydajności i satysfakcji pracowników. W dzisiejszym świecie pracy zdalnej umiejętność taka staje się niezwykle istotna dla sukcesu organizacji.